یکی از مهم‌ترین عوامل برای مصرف کنندگان در انتخاب چاپگر جوهر افشان برای خانه یا محل کارشان، کیفیت چاپ است. اگر در حال استفاده از یک چاپگر جدید هستید یا در حال سعی در صرفه جویی در هزینه چاپ، در اینجا برخی از روشهای ساده برای کاهش هزینه‌های چاپ بدون از دست دادن کیفیت چاپ برای شما آورده شده است. کاهش هزینه چاپ افست برای تیراژ بالا و زیادی بسیار حائز اهمیت است، به ویژه در شرایطی که نوسانات قیمت ارزهای خارجی تاثیر بسیار زیادی در قیمت مواد اولیه چاپ مانند کاغذ، مقوا، زینک و مرکب داشته و باعث شده که بسیاری از مشتریان به دلیل بالابودن هزینه‌های چاپ نتوانند اقدام به چاپ کاتالوگ های چند صفحه ای با خدمات مختلف کنند. در این مقاله به بررسی روشهای موثر برای صرفه جویی در هزینه چاپ می‌پردازیم.
روشهای کاهش و صرفه جویی در هزینه چاپ
چاپ سیاه و سفید
کارتریج‌های چاپ رنگی می‌توانند تا 40 درصد بیشتر از خرید کارتریج لیزری چاپ سیاه و سفید قیمت داشته باشند. همچنین چاپ رنگی نیازمند زمان و انرژی بیشتری است و می‌تواند سرمایه بیشتری را مصرف کند. بنابراین، اگر نیازی به چاپ رنگی برای اهداف خاصی ندارید، بهتر است از کارتریج‌های چاپ سیاه و سفید برای صرفه جویی در هزینه چاپ استفاده کنید.
صفحاتی که به آن نیاز دارید را پرینت بگیرید
گاهی اوقات شرکت و سازمان‌های مختلف برای تهیه گزارش کارها و تحقیقات خود نیاز دارند تا مطلبی را از اینترنت پرینت بگیرند. در این مواقع علاوه بر متن اصلی، کلیه حاشیه‌ها و غیره نیز پرینت گرفته می‌شوند. بنابراین بهترین روش این است که تنها بخشی که به آن نیاز دارید را انتخاب کرده و سپس روی گزینه Print کلیک کنید تا مصرف کاغذ به شدت کمتر شود و بتوانید صرفه جویی در هزینه چاپ خود را داشته باشید.
حاشیه صفحات را کمتر کنید
اگر قصد دارید موارد چاپی خود را درون سازمان یا شرکت خود استفاده کنید یا در شرکت‌های چاپ و تبلیغات سفارش ثبت کرده باشید، توصیه می‌کنیم تا حد امکان، حاشیه صفحات را کاهش دهید. به عنوان مثال، در برنامه مایکروسافت ورد، حاشیه‌ها به صورت پیش فرض ۱.۲۵ اینچ تنظیم شده و شما می‌توانید آن را به ۰.۷۵ اینچ کاهش دهید. با این کار می‌توانید مصرف کاغذ را تا ۴.۷۵٪ کاهش دهید. این تغییر به ویژه در چاپ افست که تیراژ بالایی دارد، تاثیر قابل توجهی دارد.
استفاده از کاغذهای باطله یا بازیافت
اگر کاغذهای بازیافتی را با دقت مورد بررسی قرار دهید، ممکن است بتوانید آن‌ها را از کاغذ تازه تولید شده تشخیص دهید. ولی در بسیاری از موارد، تشخیص آن‌ها ممکن نیست و بنابراین بهتر است از کاغذهای بازیافتی برای چاپ موارد غیر ضروری استفاده کنید تا رویکردی محیطی داشته باشید و در عین حال هزینه‌های چاپ را کاهش دهید. در مورد خاموش و روشن کردن چاپگر هم، باید گفت که برخی از چاپگرها، زمانی که خاموش و روشن می‌شوند، یا در حالت استندبای قرار میگیرند، مقدار جوهر بیشتری را مصرف می‌کنند. بنابراین برای کاهش و صرفه جویی در هزینه چاپ، بهتر است چاپگر را همواره روشن نگه داشته و در حالت آماده به کار قرار دهید تا از اضافه مصرف جوهر جلوگیری کنید. این تدابیر ساده می‌توانند به شما کمک کنند هزینه‌های چاپ خود را کاهش دهید و در عین حال به حفظ محیط زیست کمک کنید.
بیشتر بخوانید: نکات کلیدی خرید و راهنمای خرید پرینتر اداری
تنظیمات اقتصادی (Economy Mode) پرینتر خود را فراموش نکنید
هربار که صفحه‌ای را به عنوان پیش نویس یا آزمایش چاپ می‌کنید، مقداری از جوهر یا تونر را که برای چاپ نهایی لازم است، مصرف می‌کنید. اما اگر نیاز به کیفیت بالا ندارید و فقط می‌خواهید یک صفحه آزمایشی چاپ کنید، بهتر است از حالت اقتصادی پرینتر استفاده کنید. حالت اقتصادی، مقدار کمتری از جوهر یا تونر را مصرف می‌کند، بنابراین چاپ های شما کمی کمرنگ‌تر از معمول خواهند بود. برای تنظیم حالت اقتصادی، گزینه تنظیمات ترجیحات را از کادر کنار پرینت انتخاب کنید و به دنبال گزینه حالت اقتصادی بگردید (این گزینه ممکن است با عبارات حالت نسخه طرح برشی، صرفه جویی در تونر، حالت سریع موجود باشد) و سپس آن را انتخاب کنید.
گرماژ و نوع کاغذ را هوشمندانه انتخاب کنید
گرماژ کاغذ می‌تواند به عنوان یک عامل مهم در سنجش کیفیت ورقه چاپی استفاده شود. به این صورت که وقتی از گرماژ ۱۳۵ صحبت می‌شود، یعنی هر ورق از این کاغذ در متراژ ۱ متر مربع، وزنی برابر با ۱۳۵ گرم دارد. هر چقدر گرماژ بالاتر باشد، کاغذ ضخیم‌تر خواهد بود. در نتیجه، اگر شما سفارش حجیمی دارید، می‌توانید به خوبی کاغذی با گرماژ بالا و نوعی اقتصادی را انتخاب کنید که افزایش گرماژ به کیفیت کارتان آسیب نمی‌رساند و همچنان مشتریان به آن جذب می‌شوند و در عین حال به صرفه جویی در هزینه چاپ کمک می‌کند. در اکثر مواقع، گرماژ ۸۰ بهترین انتخاب است.
از فونت مناسب استفاده کنید
شاید برای شما جالب باشد که متوجه شوید حتی نوع فونتی که در چاپگر استفاده می‌شود نیز در مصرف تونر و در نتیجه هزینه چاپ تاثیرگذار است. به عبارت دیگر، استفاده از برخی فونت‌ها می‌تواند باعث کاهش مصرف تونر و در نتیجه کاهش هزینه چاپ شود. به عنوان مثال، اگر شما متنی را به شرکتی که در زمینه صادرات فعالیت می‌کند و نیاز به چاپ بروشورها، کاتالوگ‌ها و غیره به زبان انگلیسی دارد، ارائه دهید، استفاده از فونت‌های Century Gothic، Ecofont و Times New Roman نسبت به سایر فونت‌ها به مصرف کمتر تونر منجر می‌شود. به عبارت دیگر، استفاده از فونت Arial نسبت به سایر فونت‌ها مصرف بیشتری از تونر دارد.
چاپگر خود را تمیز و مرتب نگه دارید
پرینترهای کثیف می‌توانند باعث نشت جوهر از کارتریج‌ها شوند یا حتی باعث نقص عملکرد چاپگر شوند. برای محافظت و نگهداری مناسب از سرمایه‌های خود، نیاز است وظایف نظافتی منظم را انجام دهید. مراجعه به مرکز متخصص چاپگرها می‌تواند به شما کمک کند تا سطح جوهر را بررسی کنید و چاپگر خود را تمیز کنید. این کار به شما کمک می‌کند که مصرف کلی جوهر را کاهش دهید.
کاهش هزینه چاپ اقدامی مهم در جهت کاهش هزینه‌ها
هزینه چاپ در هر کسب و کاری به خصوص در شرکت‌های بزرگ یکی از جزئیات بسیار مهم است. این شرکت‌ها برای انجام فعالیتأ‌های مختلف نیاز به چاپ دارند، از جمله چاپ فرم‌های استخدامی، چاپ برگه‌های مختلف، چاپ برگه‌های مربوط به وظایف کاری و غیره. همچنین، اگر شرکت‌ها مایل باشند در بازاریابی فعالیت کنند، نیاز به استفاده از دستگاه‌های حرفه‌ای برای ساخت بروشور، کاتالوگ، هدایای تبلیغاتی و غیره دارند که در این صورت باید هزینه‌های برونسپاری چاپ را نیز متقبل شوند. با توجه به اینکه هزینه چاپ یکی از اجزای جدایی ناپذیر و ضروری در هر کسب و کار است، شرکت‌ها باید برنامه ریزی دقیقی داشته باشند تا بتوانند تمامی نیازهای خود را برآورده کنند و در عین حال هزینه‌های مربوط به چاپ را کنترل کنند و صرفه جویی در هزینه چاپ داشته باشند.
هزینه چاپ در هر کسب و کار شامل هزینه‌های مرتبط با چاپ موارد مختلف در داخل سازمان و همچنین هزینه‌های برون سپاری کارهای چاپی به شرکت‌های دیگر می‌شود. این هزینه‌ها ممکن است شامل هزینه‌های مواد اولیه چاپ، هزینه‌های تجهیزات و دستگاه‌های چاپ، هزینه‌های نگهداری و تعمیرات، هزینه‌های نیروی انسانی مرتبط با چاپ و هزینه‌های مدیریت فرآیند چاپ باشد. همچنین، در صورتی که شرکت بخشی از کارهای چاپ را به شرکت‌های دیگر برون سپاری کند، هزینه‌های برون سپاری نیز به هزینه چاپ در این کسب و کار اضافه می‌شود. در نتیجه، هزینه چاپ شامل تمامی هزینه‌های مرتبط با فعالیت چاپ در کسب و کار است.
این موارد کاملاً طبیعی هستند و در هر شرکتی شاهد آن هستیم، اما در این قسمت ما درباره روش‌هایی صحبت کردیم که می‌توانید با استفاده از آن‌ها هزینه‌های کلی چاپ خود را کاهش دهید و صرفه جویی در هزینه چاپ را به خوبی داشته باشید. این هزینه‌ها به مواردی مانند هزینه‌های مواد اولیه، کاغذ، جوهر و هزینه‌های نگهداری و تعمیرات دستگاه‌های چاپ مربوط می‌شود. این روش‌ها به خصوص برای کاهش هزینه‌های چاپ از نوع افست که معمولاً برای تیراژ بالا استفاده می‌شود، مفید‌تر هستند. با این حال، برای هر نوع چاپی نیز کاربرد دارند.
کلام پایانی
شما می‌توانید با استفاده از این چند روش صرفه جویی در هزینه چاپ، بسیاری از هزینه‌های خود را کاهش دهید. از جمله مهم‌ترین روش‌ها، شناخت چاپگر خود و مصرف خود در چاپ است و بهترین جوهر را انتخاب کنید. همچنین، اگر از چاپ های تک‌رنگ بیشتر استفاده می‌کنید، سعی کنید کارتریج‌های جوهرهای دیگر را خالی نگه‌دارید تا جوهرتان هدر نشود. همچنین، برای چاپ سیاه و سفید، از مقیاس خاکستر استفاده کنید. برای خرید و تعمیرات پرینتر خود می‌توانید با ما در همیار پرینتر ارتباط برقرار کنید. می‌توانید سوالات خود درباره صرفه جویی در هزینه چاپ را از مشاوران ما در همیار پرینتر بپرسید.
سوالات متداول
چه راهکارهایی برای صرفه جویی در هزینه چاپ وجود دارد؟
استفاده از تکنولوژی‌های مدرن چاپ، از جمله استفاده از تجهیزات و فناوری جدید، می‌تواند به کاهش هزینه‌های اجرایی در چاپ کمک کند. استفاده بهینه از مواد مصرفی نیز می‌تواند به کاهش هدررفت و هزینه‌های مربوط به مواد کمک کند. همچنین، بهبود فرآیند چاپ و افزایش بهره وری ماشین آلات و شرایط کار می‌تواند نیز به کاهش هزینه‌های اجرایی کمک کند. استفاده از چاپگرهای چند کاره که قابلیت چاپ، فاکس، اسکن و کپی را همزمان دارند، می‌تواند هزینه‌های مربوط به دستگاه‌ها را کاهش دهد. به طور خلاصه، استفاده از تکنولوژی‌های مدرن چاپ و بهینه سازی فرآیند چاپ می‌تواند به صرفه جویی در هزینه چاپ کمک کند.
چرا باید صرفه جویی در هزینه چاپ را مد نظر قرار دهیم؟
صرفه جویی در هزینه چاپ به کاهش هزینه‌های اجرایی و رشد سودآوری منجر می‌شود. با کاهش هزینه‌های چاپ، می‌توانیم از منابع مالی کمتری استفاده کنیم و این موضوع به میزان سود قابل توجهی برای سازمان منجر می‌شود.